Zatwierdzenie sprawozdania finansowego - najważniejsze kwestie
Zwieńczeniem prac nad zamknięciem roku obrotowego jest niewątpliwie zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego. Zgodnie z art. 53 Ustawy o Rachunkowości (UoR) roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone najpóźniej w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca, przy założeniu, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W związku ze zbliżającymi się terminami na zatwierdzenie sprawozdań przypominamy najważniejsze kwestie.
Terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych za 2023 rok
Wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe są zobowiązane zamknąć je na dzień kończący rok obrotowy, a następnie sporządzić na ten dzień sprawozdanie finansowe. Zgodnie z UoR powinno zostać sporządzone nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego oraz podpisane przez osoby do tego zobowiązane.
Sprawozdanie finansowe po sporządzeniu i podpisaniu zgodnie z art. 53 ust. 1 UoR podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Terminy sprawozdawcze, dla których spółek rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym
- 31 marca 2024 roku – sporządzenie sprawozdania finansowego
- 30 czerwca 2024 roku – zatwierdzenie sprawozdania finansowego
- 15 lipca 2024 roku – złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym
Elementy, które należy dołączyć do sprawozdania finansowego
- Uchwała zatwierdzającą sprawozdanie finansowe – jest potwierdzeniem przez właściwe organy jednostki, że sprawozdanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami.
- Sprawozdanie z działalności – wymagane dla wielu podmiotów, np. dla spółek z o.o., spółek akcyjnych albo spółek komandytowo-akcyjnych, a także niektórych spółek jawnych i komandytowych. Podsumowuje działalność firmy w kończącym się roku.
- Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty – dokument mówiący, jak zostaną rozdzielone zyski lub jak będą pokryte straty za dany rok obrotowy.
- Sprawozdanie z badania biegłego rewidenta – jeżeli sprawozdanie finansowe było badane, należy dołączyć sprawozdanie z tego badania sporządzone przez biegłego rewidenta.
Na czym polega zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe powinna podpisać elektronicznie osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy) oraz kierownik jednostki lub zarząd. W przypadku, gdy sprawozdanie finansowej danej jednostki polega badaniu, do czasu zatwierdzenia może zostać jeszcze zmienione. Do podpisania sprawozdania finansowego niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty (art. 45 ust. 1f UoR).
Następnym etapem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, który jest do tego uprawniony w danej jednostce, np. w spółce z.o.o. jest to zgromadzenie wspólników.
Kolejnym krokiem jest złożenie elektronicznie zatwierdzonego sprawozdania do rejestru sądowego razem z uchwałami i innymi elementami sprawozdania. Powinno to nastąpić w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego (art. 69 ust. 1 UoR). W sytuacji niezatwierdzenia sprawozdania finansowego w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego należy je złożyć w rejestrze sądowym dwukrotnie, tj. w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu.
Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.: grzywna lub kara ograniczenia wolności, która może zostać nałożona na kierownika jednostki.
Kto i w jaki sposób dokonuje zatwierdzenia
Wg UoR organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki.
Warto zaznaczyć, że zatwierdzenie sprawozdania nie musi być sporządzone w formie elektronicznej i nie musi być opatrzone elektronicznymi podpisami. Może zostać sporządzone i podpisane w tradycyjnej papierowej formie przez osoby zatwierdzające.
| Typ spółki | Forma prawna | Kto zatwierdza |
| spółka kapitałowa | spółka z ograniczoną odpowiedzialnością | walne zgromadzenie wspólników |
| spółka kapitałowa | spółka akcyjna | walne zgromadzenie akcjonariuszy |
| spółka osobowa | spółka komandytowo-akcyjna | walne zgromadzenie
|
| spółka osobowa | spółka jawna, partnerska, komandytowa, cywilna | wspólnicy (tj. komandytariusze, partnerzy, wspólnicy) |
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Przy zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – organ zatwierdzający decyduje poprzez uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Pod datą zgromadzenia wspólników należy w księgach rachunkowych dokonać przeksięgowania wyniku finansowego z konta 860 na konto 820 (rozliczenie wyniku finansowego).
Zysk – Wn 860 (wynik finansowy) / Ma 820 (rozliczenie wyniku finansowego)
Strata – Wn 820 (rozliczenie wyniku finansowego) / Ma 860 (wynik finansowy)
Następnie, w zależności od postanowienia uchwały dokonujemy kolejnych przeksięgowań z konta 820 rozliczenie wyniku finansowego, np. z przeznaczeniem zysku na kapitał rezerwowy
Wn 820 (rozliczenie wyniku finansowego) / Ma 803 (Kapitał rezerwowy)
Przechowywanie sprawozdań finansowych
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.
Autor: Izabela Chudzik – Starsza księgowa w warszawskim biurze MDDP Outsourcing
