Umowa z biegłym rewidentem do celów badania sprawozdania finansowego

24.11.2023

Wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej – zgodnie z art. 66. ust. 4 UoR. Celem badania sprawozdania finansowego jest sprawdzenie, czy rzetelnie i jasno przedstawia ono sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki. Sprawdź, co musisz wiedzieć o zawarciu umowy z biegłym rewidentem?

Ostatni moment na zawarcie umowy z biegłym rewidentem — zamknięcie roku 2023

Jednostki, które w 2023 r. prowadziły księgi rachunkowe i za rok obrotowy przyjęły rok kalendarzowy, mają obowiązek zamknąć księgi rachunkowe na 31 grudnia 2023 r. oraz sporządzić sprawozdanie finansowe za ten rok w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 31 marca 2024 r. W trakcie pierwszego kwartału, po zakończeniu roku podatkowego firma angażuje się w procesy księgowe mające na celu właściwe zakończenie rejestrowania transakcji finansowych oraz tworzenie dokładnego sprawozdania finansowego.

Jakie podmioty podlegają badaniu przez biegłego rewidenta ?

Obligatoryjne badanie rocznego sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta dotyczy takich jednostek jak:

banki i zakłady ubezpieczeń,
jednostki działające w oparciu o przepisy związane z obrotem papierami wartościowymi oraz związane z funduszami inwestycyjnymi,
jednostki działające w oparciu o przepisy dotyczące organizacji oraz funkcjonowania funduszy emerytalnych,
spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek, które na dzień bilansowy pozostają w organizacji,
pozostałe jednostki, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzone zostało sprawozdanie finansowe, spełniły minimum dwa z przedstawionej poniżej warunków:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło przynajmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego była równa w walucie polskiej co najmniej kwocie 2 500 000 euro,
- przychody netto ze sprzedaży towarów oraz produktów, a także operacji finansowych za rok obrotowy były równe w walucie polskiej co najmniej kwocie 5 000 000 euro.

Przypomnijmy, iż sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Ponadto, w przypadku niektórych rodzajów podmiotów (zakładów ubezpieczeniowych, banków) raport powinien zawierać zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Przygotowaniem do zatwierdzenia sprawozdania finansowego zajmuje się kierownik jednostki, księgowy i biegły rewident.

Wybranie audytora (UoR) do badania sprawozdania finansowego.

Zgodnie z art. 66. Ust. 4 ustawy o rachunkowości wyboru audytora dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Przy czym w przypadku firmy prowadzonej przez osobę fizyczną wyboru takiego dokonuje właściciel firmy, który jednocześnie jest organem zatwierdzającym i kierownikiem jednostki.

Firma audytorska to firma, która przeprowadza badania sprawozdań finansowych. Aby taka firma mogła wykonywać te działania, musi być zarejestrowana na liście firm audytorskich, którą prowadzi Polska Agencja Nadzoru Audytowego (PANA), zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o biegłych rewidentach.

Wybierając odpowiedni podmiot, warto skorzystać z wyszukiwarki dostępnej na stronie internetowej PANA (www.pana.gov.pl). Narzędzie to pozwala wyeliminować możliwość podpisania umowy z firmą, która nie posiada uprawnień do wykonania badania.

Zawarcie umowy z firmą audytorską

Po wybraniu firmy audytorskiej, która przeprowadzi badanie rocznego sprawozdania finansowego, następnym krokiem jest zawarcie umowy. Osoba kierująca danym podmiotem, na polecenie organu zatwierdzającego, jest odpowiedzialna za podpisanie tej umowy. W praktyce umowę podpisuje osoba mająca uprawnienia do reprezentowania jednostki. Zawarcie umowy z biegłym rewidentem powinno odbyć się w terminie, który umożliwi biegłemu rewidentowi uczestnictwo w inwentaryzacji ważnych składników majątkowych. Spisy majątku na miejscu (spisy z natury) niektórych aktywów mogą być przeprowadzane już 3 miesiące przed zakończeniem roku obrotowego.

Jeżeli kierownik jednostki podpisuje pierwszą umowę o obowiązkowe badanie sprawozdania finansowego, musi ona być zawarta na co najmniej 2 lata, z opcją przedłużenia na kolejne co najmniej 2-letnie okresy. Ogólnie nie jest dozwolone rozwiązanie umowy przed upływem 2 lat. Niemniej jednak umowa taka może być wcześniej anulowana w przypadku wystąpienia uzasadnionego powodu, zgodnie z art. 66. ust. 7 ustawy o rachunkowości.

Uwzględnianie zaliczki na badanie sprawozdania finansowego w 2024 roku

Poza udziałem w inwentaryzacji, pozostałe czynności związane z badaniem sprawozdania finansowego za 2023 r. będą realizowane w 2024 r. W niektórych przypadkach, szczególnie w przypadku dużych podmiotów biegli umawiają się na badanie wstępne. Podczas wstępnej kontroli wewnętrznej oraz wstępnej analizy finansowej, biegły stwierdza, gdzie potencjalnie mogą wystąpić błędy i jakie procesy oraz pozycje są najważniejsze. Zazwyczaj badanie wstępne jest fakturowane łącznie z końcowym w kolejnym roku. Jeśli jednak zajdzie konieczność wystawienia osobnej faktury za czynności wstępne w roku, którego one dotyczą, to podatkowo można te koszty ująć w tym roku. W większości przypadków jednak ze względu na to, że usługa ta zostanie wykonana w 2024 r., jej koszty należy ująć w księgach w 2024 r., natomiast w 2023 r. powinniśmy zawiązać rezerwę na badanie. Z reguły podpisanie umowy wiąże się z koniecznością zapłaty zaliczki na poczet wykonania usługi przez firmę audytorską.

Autor: Anna Kurnyta, Młodsza księgowa w katowickim biurze MDDP Outsourcing

biegły rewident

zobacz pozostałe wpisy