W 2019 roku MDDP Outsourcing miało przyjemność nawiązać współpracę z Grupą Media Saturn Holding Polska Sp z o.o. Zakres zleconych nam usług wynikał z potrzeby klienta odnośnie efektywnego sporządzenia kilkudziesięciu jednostkowych rocznych sprawozdań finansowych oraz sprawozdania skonsolidowanego Grupy w jednolitej ustrukturyzowanej formie w powiązaniu z danymi finansowymi z systemu księgowego.
Naszym zadaniem było przede wszystkim wdrożenie narzędzia, które usprawni, ujednolici i przyspieszy statutowe procesy sprawozdawcze. Zaoferowaliśmy autorskie rozwiązanie firmy FlexiSolutions, oparte na programie Microsoft Excel – wykorzystywany przez nas w trakcie innych projektów system FlexiReporting. Narzędzie umożliwia sporządzenie kompletnego sprawozdania finansowego od zmapowania obrotówki do wygenerowania gotowego dokumentu w formacie XML.
Zakres prac naszego zespołu w pierwszej kolejności obejmował opracowanie grupowego planu kont, z którym powiązane zostały konta księgowe dla każdej spółki. Następnie pozycje grupowego planu kont zostały zmapowane do odpowiednich pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat. Stworzony został mechanizm uzgadniający i automatycznie eliminujący salda rozrachunków i obrotów między spółkami w grupie kapitałowej.
W systemie ustawione zostały przez nas także reguły, np. netujące salda, które zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości powinny być prezentowane w sprawozdaniu finansowym w szyku zwartym (jako wartość per saldo). Zaprojektowaliśmy również wszystkie konieczne ujawnienia do sprawozdania finansowego. Do większości z nich mógł zostać skonstruowany mechanizm mapujący dane finansowe do szczegółowych pozycji ujętych w notach, dzięki czemu gros danych w notach uzupełniało się automatycznie.
Oprócz not objaśniających, w narzędziu pojawiły się pozostałe elementy sprawozdania wymagane przepisami ustawy o rachunkowości:
Wartym podkreślenia jest stworzenie automatycznych reguł kalkulujących rachunek przepływów pieniężnych na poziomie spółek jak i grupy kapitałowej. Dzięki temu spółka uniknęła wielu godzin mozolnej kalkulacji rachunku dla kilkudziesięciu podmiotów.
Narzędzie FlexiReporting daje wiele możliwości dotyczących pracy na liczbach. Przekazywanie informacji dla audytora jest proste – stworzono dodatkowe raporty przedstawiające szczegóły z mapowania kont i wprowadzonych korekt, które składają się na każdą z pozycji bilansu oraz rachunku zysków i strat. Oprogramowanie świetnie sprawdza się również w sytuacji, gdy konieczne jest uwzględnienie dodatkowych księgowań, np. jeśli konieczne jest szybkie wprowadzenie korekt po zbadaniu sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.
Nad każdym etapem prac czuwali eksperci z działu sprawozdawczości MDDP Outsourcing, a efektem końcowym korzystania z narzędzia było wygenerowanie kilkudziesięciu finalnych plików sprawozdań w formie elektronicznej XML, gotowych do podpisu przez klienta.
Dziękujemy Media Saturn Holding Polska Sp. z o.o. za owocną współpracę!