Podróż służbowa osób współpracujących (umowa B2B) a koszty firmy

Podmioty gospodarcze dążąc do generowania korzyści biznesowych, zwiększania zysków oraz utrzymania relacji biznesowych często są zmuszone do odbywania podróży służbowych. W tym kontekście często przypisuje się je przedsiębiorcom prowadzącym własną działalność gospodarczą, którzy współpracują z jednostką na zasadach umowy B2B. Wydatki związane z podróżą służbową obejmują szereg aspektów, takich jak: transport, wyżywienie, zakwaterowanie czy dojazdy lokalne. Czy podmiot zlecający podróż służbową osobie współpracującej może odliczyć VAT od takich wydatków? Czy będą one kosztem podatkowym?

Podmioty współpracujące na umowie B2B mogą rozliczyć wydatki na dwa sposoby:

• wydatki ponosi podmiot zlecający podróż służbową (podatnik),
• wydatki ponosi osoba współpracująca, która następnie obciąża nimi podatnika.

Jak wyglądają metody rozliczenia podróży służbowej z perspektywy możliwości odliczenia VAT?

Jeśli podatnik ponosi wydatki związane z podróżą służbową osób współpracujących (umowa B2B), zgodnie z zawartą przez strony umową, to wydatek można uznać za związany z prowadzoną przez podatnika działalnością. W związku z tym jeśli wykonuje czynności opodatkowane VAT, to nie powinno być przeszkód w odliczeniu podatku (zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT), pod warunkiem że są one odpowiednio udokumentowane. Zgodnie z warunkami odliczenia VAT konieczne jest otrzymanie faktury dokumentującej wydatek wystawionej na dane podatnika. Jednocześnie warto pamiętać o ograniczeniach i włączeniach w zakresie odliczenia VAT zgodnie z art. 88 ustawy o VAT, który wyłącza możliwość odliczenia podatku od m.in.:

– usług noclegowych (z wyjątkiem nabywania ich  celu dalszej ich odsprzedaży)

– usług gastronomicznych (z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób)

– wydatki związane z samochodami osobowymi wykorzystywanymi do celów mieszanych, podatnik może odliczyć 50% kwoty VAT itp.

Koszty podatkowe podróży służbowej osób współpracujących

Jednym z podstawowych kryteriów, jakie musi spełnić jednostka, aby wydatek był traktowany jako koszt uzyskania przychodów jest cel poniesienia wydatku, czyli musi być on poniesiony w celu  osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu oraz nie  może być wymieniony w art. 16. ust. 1 ustawy PDOP oraz art.23 ust.1 ustawy o PDOF.

Wydatki poniesione przez podatnika, związane z podróżą służbową osób na B2B zgodne z zawartą umową nie są wymienione w powyższych ustawach, w związku z tym nie są wyłączone z kosztów podatkowych. Jeśli zobowiązanie do ponoszenia tych wydatków wynika z zawartej umowy między stronami, a ponadto są one racjonalne i ekonomicznie uzasadnione (np. zostały uwzględnione w cenie usługi świadczonej przez osobę współpracującą, wpływając na jej ogólną wartość), wówczas nie ma przeszkód, aby podatnik zaliczył te wydatki do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach. Podejście to jest zgodne z indywidualną interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 stycznia 2023 roku, o numerze 0111-KDIB2-1.4010.585.2022.4.KK, czy z 2 sierpnia 2023 roku nr 0111-KDIB2-1.4010.169.2023.3.BJ.

Autor: Sylwia Zatorska – Księgowa w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing 

Źródła: Ustawa o VAT z 11 marca 2004 r.

Interpretacja KIS nr 0111-KDIB2-1.4010.585.2022.4.KK, Interpretacja KIS nr 0111-KDIB2-1.4010.169.2023.3.BJ, Interpretacja KIS nr 0114-KDIP1-2.4012.621.2021.4.RST, Interpretacja KIS nr 0114-KDIP1-3.4012.111.2023.1.JG.