Podpisywanie oraz składanie sprawozdań finansowych w XML do KRS
Każda jednostka, która prowadzi księgi rachunkowe, ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (dalej „XML”) i podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki – podpis powinien złożyć cały Zarząd lub, zgodnie ze zmianami wprowadzonymi 1 stycznia 2022 r. w Ustawie o Rachunkowości (dalej „UoR”) (art. 52 ust. 2b) – jeden członek zarządu wieloosobowego, natomiast pozostali członkowie zarządu mają wówczas obowiązek złożyć w systemie stosowne oświadczenia.
Nie został określony jeden wzór powyższego oświadczenia, należy jednak w jego treści ująć stwierdzenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w UoR. Niezbędne jest także wskazanie, którego sprawozdania finansowego dane oświadczenie dotyczy, przez podanie daty i godziny podpisania tego sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (art. 52 ust. 2c). Oświadczenie można sporządzić w dwóch formach: papierowej (podpisanej własnoręcznie) lub elektronicznej (podpisanej elektronicznie: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym).
Jeżeli oświadczenia sporządzone są w wersji papierowej, konieczne jest zrobienie ich elektronicznej wersji (należy je zeskanować), aby mogło zostać ono dołączone do e-sprawozdania finansowego – jest to zadanie członka zarządu, który podpisał sprawozdanie finansowe (art. 52 ust. 2e) – dodatkowo na tym etapie nie ma obowiązku autoryzacji kopii podpisem elektronicznym. Analogiczne rozwiązania obowiązują w odniesieniu do odmowy złożenia oświadczenia.
Jako pierwsza podpis na e-sprawozdaniu składa zazwyczaj osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (najlepiej w dniu sporządzenia pliku XML, jako potwierdzenie występowania określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, jednak w Ustawie nie jest sprecyzowane, iż pierwszy podpis musi być złożony tego samego dnia). Następnie podpisy składają członkowie zarządu – powyższa kolejność obowiązuje w sytuacji, gdy żadna z powyższych osób nie korzysta z podpisu zaufanego ePUAP (rekomendowane jest, aby podpisy składane w formie ePUAP były składane w pierwszej kolejności — co zostało opisane w dalszej części).
Podpisy poszczególnych członków zarządu wieloosobowego nie muszą być złożone jednego dnia, natomiast, aby sprawozdanie finansowe było sporządzone w kompletny sposób, zgodny z UoR, powinno zostać podpisane przez wszystkich nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego.
Autor: Izabella Kuźma, Starszy specjalista działu sprawozdawczości w warszawskim biurze MDDP Outsourcing
Źródła:
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Pytania i odpowiedzi w zakresie e-sprawozdań finansowych.
Zobacz więcej:
Obowiązek badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta
Badanie sprawozdania finansowego za 2021 r. – wybór audytora
