Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają dowolną ilość pracowników (co dotyczy również samozatrudnienia), zobowiązani są do przestrzegania wytycznych ZUS w zakresie m.in. opłacania składek, rozliczania świadczeń i korzystania ze zwolnień lekarskich.
Choć każdy obowiązek jak i każde prawo pracodawcy zapisane jest we właściwych ustawach, to Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przeprowadzić w firmie zapowiedzianą kontrolę, by zweryfikować prawidłowe zastosowanie przepisów w danym przedsiębiorstwie.
Przedmiotem kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w szczególności jest ocena rzetelności i prawidłowości wywiązywania się przez płatników z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych i nałożonych składek.
Zakres kontroli został określony w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (ustawa s.u.s) zwanej ustawą systemową. W szczególności należy się przygotować, że organ będzie kontrolować:
Należy mieć na uwadze, że powyższy katalog czynności kontrolnych jest otwarty. Do pozostałych kwestii podlegających badaniu ze strony kontrolera należą również m.in.:
Warto mieć świadomość, że dokładny zakres kontroli musi być wskazywany w upoważnieniu ZUS do przeprowadzenia kontroli.
Na potrzeby przeprowadzanej kontroli płatnicy składek mają obowiązek:
Za datę zakończenia kontroli uznaje się dzień doręczenia płatnikowi protokołu kontroli lub w najczęstszych przypadkach, gdy protokół wysyłany jest pocztą, datę nadania na stemplu pocztowym.
Protokół musi stanowić wierne odzwierciedlenie przebiegu kontroli ZUS i znajdować się w nim będzie opis stanu faktycznego oraz przywołane przepisy, które w ustalonym stanie zostały przez płatnika naruszone.
Protokół kontroli nie podlega zaskarżeniu, nie można się też od niego odwołać. Zgodnie jednak z pouczeniem, stanowiącym ważny punkt protokołu, płatnik ma prawo do złożenia w ciągu 14 dni (art. 91 ustawy o s.u.s) pisemnego zastrzeżenia w zakresie ustaleń dokonanych w toku postępowania.
Inspektor z ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszony sprzeciw oraz podjąć czynności wyjaśniające.
Jeżeli wniesione przez płatnika zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione, lub uwzględnione tylko w części, a płatnik nadal nie zgadza się z ustaleniami i w związku z tym nie widzi podstaw do sporządzenia dokumentów korygujących, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyda wówczas decyzję, dotyczącą spornych kwestii, ustalającą podleganie ubezpieczeniom, właściwą (zdaniem ZUS) podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne lub prawidłowe wysokości rozliczonych przez płatnika świadczeń.
Od wydanej decyzji przysługuje płatnikowi środek odwoławczy w postaci odwołania do sądu (art. 83 ust 2 ustawy o s.u.s) , które można złożyć w terminie jednego miesiąca od doręczenia odpisu decyzji .
Odwołanie wnosi się na piśmie do jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję lub protokołu sporządzonego przez tę jednostkę.
Takie rozwiązanie w praktyce ma służyć przyspieszeniu procedury odwoławczej. Jeśli argumenty płatnika okażą się zasadne, ZUS może złożyć samokrytykę i wtedy sprawie nie nadaje się dalszego biegu. W takim wypadku ZUS zmienia lub uchyla decyzję niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wniesienia odwołania.
Jeżeli natomiast Zakład nadal pozostaje przy swojej decyzji, wówczas całą dokumentację w sprawie oraz odwołanie płatnika i wskazane przez niego dowody zostaną przekazane do sądu. Informacja o przysługujących stronie środkach odwoławczych musi się znaleźć w decyzji.
W przypadku gdy płatnik ze środków tych nie skorzysta, po miesięcznym terminie, przewidzianym na złożenie odwołania, decyzja Zakładu staje się prawomocna.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych daje taką możliwość. Wynika to bezpośrednio z Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (art. 10).
Wydawane interpretacje zawężają się do poniższych obszarów:
ZUS na udzielenie odpowiedzi ma 30 dni od daty złożenia wniosku. Jeżeli w tym terminie nie wyda opinii przyjmuje się, że stanowisko przedsiębiorcy wskazane we wniosku jest właściwe.
Wydanie interpretacji nie jest w żaden sposób wiążące dla przedsiębiorcy. Może on, ale nie musi zastosować się do niej. W przypadku jednak gdy zastosuje się do wydanej przez ZUS opinii będzie chroniony przed ewentualną zmianą stanowiska Zakładu Ubezpieczeń Społecznych , gdyż wydana interpretacja jest wiążąca i nie może bez poważnej przyczyny ulec zmianie. Jest to bardzo ważny element pełniący funkcję ochronną dla przedsiębiorcy.
ZOBACZ TAKŻE:
Sylwia Paradowska
Team Leader w dziale Kadr i Płac w MDDP Outsourcing w Warszawie