Czy wynajem mieszkania dla celów działalności stanowi koszt?

Czy wydatki związane z wynajętym mieszkaniem (czynsz, opłaty za prąd oraz media na podstawie zawartej umowy wynajmu) podatnik może uznać za koszty uzyskania przychodu w prowadzonej działalności gospodarczej?  A co się dzieje w przypadku wynajmu mieszkania do działalności jak i na cele prywatne?

Bardzo często prowadzenie działalności gospodarczej związane jest z potrzebą korzystania z różnego rodzaju nieruchomości. W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ma możliwości prowadzenia działalności w swoim mieszkaniu lub domu, najczęściej zmuszony jest do wynajęcia lokalu. W związku z tym wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy koszty związane z wynajmem danego lokalu mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Zdarza się również, że tak, że przedsiębiorca prowadzi działalność zarejestrowaną w jego mieszkaniu, ale wyjeżdża do pracy daleko poza miejsce zamieszkania i wynajmuje w tym miejscu mieszkanie.

Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej

Zgodnie z obowiązującymi zasadami (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Inaczej mówiąc, koszty uzyskania przychodu w prowadzonej działalności to wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie, lub zachowanie tego źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów a najem lokalu mieszkalnego

Analizując możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na najem lokalu, który jest wykorzystywany do celów prowadzenia działalności należy zbadać, czy wydatek spełnia definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w wyżej wymienionym art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy weryfikowaniu poniesionych wydatków, należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu. Należy także zwrócić uwagę na racjonalność tych wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu.

Oczywiście ocena związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu powinna być dokonana indywidualnie dla każdego przypadku. Wynik tej oceny powinien jednoznacznie i obiektywnie wskazywać, czy poniesiony wydatek może przyczynić się do generowania przychodów lub służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Zdaniem wielu przedsiębiorców wynajęcie pokoju w hotelu jest bardziej kosztowne od wynajmowanego mieszkania. Codzienne / bądź częste dojazdy są czasochłonne. Czasem niemożliwe jest wykonywane zlecenia na odległość. Wobec czego racjonalne wydaje się wynajęcie mieszkania w miejscu świadczenia usług, które będzie służyło celom noclegowym, ale będzie też miejscem pracy Podatnika. Wydatek związany z kosztem wynajmu mieszkania pozwoli podatnikowi efektywnie zarządzać czasem, ograniczyć koszty eksploatacji samochodu itp.

Zobacz również

CZYTAJ

Ważna jest odpowiednia dokumentacja

Możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych uwarunkowane jest odpowiednim udokumentowaniem. Tylko wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca powinien również posiadać dokumentację, która stwierdzałaby, że rzeczywiście w danym lokalu prowadzona jest działalność. Dokładniej mogą to być potwierdzenia wykonywania usług i konieczności pobytu w miejscowości, w której wynajmowane jest mieszkanie, uzasadnione przez charakter i specyfikę prowadzonej działalności.

Podsumowując, wydatki poniesione na wynajem mieszkania, które służy prowadzonej działalności gospodarczej (w całości lub w części), mogą stanowić koszt uzyskania przychodu pod warunkiem, że:

1. przedsiębiorca wykaże związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodami firmy,
2. wydatek zostanie odpowiednio udokumentowany fakturą lub rachunkiem.

Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, że iż do wydatków na wynajem mieszkania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej znajdują zastosowanie postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem wydatki z tego tytułu spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Wynajem na cele prywatne, jak i na cele działalności

Jeśli mieszkanie wynajmowane jest zarówno na cele prywatne, jak i na cele działalności należy pamiętać, że w kosztach nie można ująć pełnego czynszu za wynajem. W takiej sytuacji, gdy na fakturze wyróżnione są dwie pozycje – oddzielne dla każdego z celów – w kosztach firmowych ujmuje się jedynie czynsz za wynajem na cele działalności. Natomiast gdy jest to łączny rachunek, należy dokonać proporcjonalnego wyliczenia kosztu np. na podstawie udziału powierzchni przeznaczonej pod działalności w ogólnej powierzchni lokalu.

Autor: Klaudia Świerczek – Księgowa katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing.

Źródła:
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910800350/U/D19910350Lj.pdf