Outsourcing wybranych usług księgowych
Czy outsourcing wybranych usług księgowych jest możliwy? Zdecydowanie tak! Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing usług księgowych. Dość powszechne stało się powierzenie zewnętrznym partnerom prowadzenia księgowości przez jednostki, które nie mają własnych działów księgowości. A co w przypadku, gdy Twoja firma ma swój wewnętrzny dział księgowy? Możesz zlecić do obsługi tylko wybrane elementy księgowe!
Stanowisko głównej księgowej w firmie jest niejednokrotnie bardzo ważnym partnerem biznesowym w organizacji. Może się jednak zdarzyć, że jednocześnie zauważamy, że procesy księgowe w firmie mogłyby być bardziej efektywne lub mamy problem kadrowy tylko w jednym z elementów całego procesu. Warto wówczas rozważyć outsourcing tylko wybranych procesów, które u zewnętrznego partnera mogłyby zostać zoptymalizowane dzięki tzw. efektowi skali. Częściowy outsourcing księgowy jest najlepszym rozwiązaniem dla firm, które posiadają wewnętrzny dział księgowości i potrzebują wsparcia w realizacji bieżących działań.
Outsourcing wybranych usług księgowych w praktyce
Dowodem na to, że outsourcing wybranych usług księgowych może być dobrym rozwiązaniem, jest nasza współpraca z jednym z klientów z branży telekomunikacyjnej. Zmiany organizacyjne wewnątrz grupy klienta spowodowały, że dotychczasowe korzystanie z Centrum Usług Wspólnych nie było już możliwe. Jednocześnie klient posiadał już w swoich strukturach wewnętrznych zaufany zespół specjalistów odpowiedzialny za obszar księgi głównej, podatków, sprawozdawczości i controllingu. Brakowało jednego elementu, jakim jest dział zobowiązań, odpowiedzialny za procesowanie dokumentów kosztowych (AP). Uzupełnienie brakujących zasobów wiązałoby się z zatrudnieniem dodatkowych 15 specjalistów, co oczywiście generowałoby znaczące obciążania zarówno czasowe, jak i finansowe po stronie procesu rekrutacji. Klient zdecydował się na współpracę z MDDP Outsourcing i zlecenie tej części procesów księgowych naszym specjalistom.
Zespół MDDP Outsourcing w bardzo krótkim czasie (dwa miesiące) przejął know-how i odpowiedzialność za procesy związane z weryfikacją i księgowaniem faktur zakupu. Pracujemy na systemie klienta, jakim jest SAP R3 wraz z modułem SAP RE oraz dodatkowymi nakładkami do systemu SAP, niezbędnymi do obsługi procesu umów. W ramach współpracy przejęliśmy również obsługę skrzynki e-mailowej, na którą przychodzą zapytania od dostawców związane z rozliczeniami faktur. Pomagamy w rozwiązaniu problemów drogą e-mailową, jak również poprzez bezpośredni kontakt telefoniczny. Ścisła i bardzo efektywna współpraca z wewnętrznymi działami klienta — działem księgowym, obsługi umów i działem prawnym, pozwala dostarczać klientowi usługi na najwyższym poziomie. Bliska i oparta na wzajemnym zaufaniu kooperacja, to klucz dla skutecznego funkcjonowania częściowego outsourcingu i zapewnienia spójności czy płynności procesów. Wspólnie opracowane i zaakceptowane standardy mogą służyć jako punkt odniesienia, aby zapewnić spójność oraz zgodność wszystkich procesów z wewnętrznymi wymogami firmy. Niezwykle istotna jest też również regularna komunikacja obu stron, mająca na celu rozwiązywania pojawiających się problemów. Wspólne omawianie bieżących kwestii, udzielanie informacji zwrotnej oraz wspólne podejmowania decyzji dotyczących przejętych procesów, jest determinantem udanej współpracy. Zadowolenie klienta przełożyło się na oddelegowywanie kolejnych procesów do MDDP Outsourcing.
Outsourcing części procesów księgowych daje klientowi dużą elastyczność, przy której może zatrzymać w swojej organizacji obszary, które są dla niego kluczowe i jednocześnie zlecić specjalistom zewnętrznym obsługę tych obszarów, które wymagają optymalizacji kosztowej. Dzięki temu firma może skoncentrować się na innowacjach, rozwijaniu produktów i obsłudze klientów, jednocześnie mając pewność, że jej zadania księgowe są profesjonalnie realizowane przez specjalistów. Ponadto elastyczność outsourcingu pozwala firmie skalować zasoby księgowe w zależności od aktualnych potrzeb, co przyczynia się do efektywności kosztowej całej firmy. Outsourcing wybranych usług księgowych to najszybszy i równocześnie najbardziej ekonomiczny sposób na wsparcie księgowości w Twojej firmie!
Zapytaj nas o ofertę outsourcingu wybranych usług księgowych!
Autor: Paulina Łańska — Team Leader w katowickim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing