Podstawowe kwestie związane z prowadzeniem księgowości uregulowane są w polskim prawie w następujących aktach:
Co do zasady przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych zawarte w UoR stosuje się do podmiotów mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Polski. Ustawa określa podstawy prawne rachunkowości w Polsce.
Jednocześnie w kwestiach nieuregulowanych w Ustawie, podmioty mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości.
W przypadku braku stosownych uregulowań w krajowych standardach, mogą zostać zastosowane Międzynarodowe Standardy Rachunkowości („MSR’). Możliwości stosowania MSR omówiono w punkcie 3 (zgodnie z art. 10 ust. 3 Ustawy o rachunkowości Dz.U.2023.0.120)
W sprawach nieuregulowanych w Ustawie jednostki mogą (jest to prawo a nie obowiązek) stosować Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR) stanowiska Komitetu Standarów Rachunkowości o zbliżonym charakterze. W przypadku kiedy brak jest również uregulowań w KSR, jednostki mogą zastosować MSR
Dotychczas zostały wydane następujące KRS przez Komitet Standarów Rachunkowości:
Dodatkowo Komitet Standarów Rachunkowości wydał kilka stanowisk.
Jednostki zobowiązane prowadzić księgi rachunkowe i sporządzać sprawozdania finansowe według ustawy, mają możliwość:
Interpretacje mające postać KRS i stanowisk wydanych przez Komitet Standarów Rachunkowości, choć stanowią tylko zalecenia, w praktyce powinny być uwzględniane przez jednostkę przy tworzeniu zasad (polityki) rachunkowości.
Przyjęte przez jednostkę zasady (polityka) rachunkowości powinny być spisane i na bieżąco aktualizowane przez Kierownik jednostki. Stosowanie przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości zgodnie z ustawą pozwala zapewnić wymaganą jakość sprawozdań finansowych (tj. rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki).
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych zawarte w UoR określją również podstawowe zasady obowiązujące w rachunkowości, tj. prowadzaniu ksiąg rachunkowych jak i sporządzeniu sprawozdań finansowych. Stosowanie tych zasad wspomaga zapewnienie przez jednostkę rzetelności i jasności danych rachunkowości.
Jedną z nadrzędnych zasad jest obowiązek stosowania przepisów Ustawy w przypadku kolizji przepisów podatkowych i ustawy przy sporządzaniu bilansu oraz rachunku zysków i strat.
Jednocześnie w myśl obowiązującej ustawy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, jak i sporządzaniu na ich podstawie sprawozdań finansowych jednostka powinna stosować tzw. zasadę memoriału. Celem tej zasady jest ujmowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych jakie dotyczą danego roku, bez względu czy zostały notyfikowane jednostce przez jej kontrahentów, czy też nie, w księgach rachunkowych danego roku obrotowego.
Mając na uwadze wymóg ujęcia w danym roku obrotowym wszystkich zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku, jednostki mają jednocześnie obowiązek wyodrębnienia z nich tych, które kształtują wynik finansowy roku obrotowego. Obowiązuje w tym zakresie tzw. zasada współmierności. W myśl tej zasady, na wynik finansowy wpływają uzyskane w roku obrotowym przychody ze sprzedaży produktów (wyrobów i usług) i towarów, a także operacji finansowych oraz odpowiednie, konieczne dla osiągnięcia tych przychodów koszty zarówno rzeczywiście poniesione, jak i pozostałe (tj. oszacowane, nieopłacone lub nawet nienotyfikowane).
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych to również prawo podatkowe. Aktem prawnym regulującym podstawowe kwestie podatkowe jest Ordynacja podatkowa. W polskim systemie podatkowym można wyróżnić kilka podatków, do których najczęściej stosowanych zaliczamy m.in.:
Spółki kapitałowe podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Podatnicy, jeśli mają siedzibę lub zarząd na terytorium Polski, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Jeśli podatnicy nie mają na terytorium Polski siedziby lub zarządu, podlegają obowiązkowi podatkowemu tyko od dochodów, które osiągają na terytorium Polski. Powyższe przepisy należy stosować z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Podstawowa stawka podatku CIT w Polsce wynosi 19%. Ustawodawca wprowadził kilka wyjątków od tej zasady, np. dla małych podatników lub podatników rozpoczynających działalność gospodarczą dla dochodów innych niż z zysków kapitałowych w wysokości 9%.
Co do zasady, podstawę opodatkowania stanowią wszystkie przychody uzyskane w trakcie roku, zarówno finansowe i operacyjne (z pewnymi wyjątkami) oraz koszty podlegające odliczeniu.
Podatkowi PIT podlegają osoby fizyczne. Zgodnie z zasadą ogólną obowiązuje progresywna skala
podatkowa (12% i 32%).
Podstawa obliczenia podatku w PLN | Podatek wynosi w PLN: |
do 120.000 | 12% minus kwota zmniejszająca podatek 3 600 zł |
powyżej 120 000 | 10 800 zł + 32% nadwyżki ponad 120 000 zł |
Warto wspomnieć, że w przypadku przekroczenia kwoty dochodu w wysokości 1 000 000 zł, podatnik jest dodatkowo zobowiązany do odprowadzenia dodatkowego podatku, tzw. daniny solidarnościowej w wysokości 4% od nadwyżki ponad wskazany limit (Rozdział 6a art. 30h ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350).
Jednocześnie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają prawo wyboru pod pewnymi warunkami stosowania stawki liniowej w wysokości 19% lub innych uproszczonych form rozliczania się z fiskusem.
Podatkiem VAT co do zasady podlega dostawa towarów i usług oraz import towarów na terytorium Polski. Obecnie w Polsce występują 4 stawki podatku VAT. Podstawowa stawka VAT wynosi 23%, którą stosuje się do większości dostaw towarów i usług. Pozostałe stawki w wysokości:
Podatek od nieruchomości jest nakładany przez lokalne władze podatkowe (wójta, burmistrza, prezydenta miasta), którego stawka jest uwarunkowana od powierzchni budynku, gruntu lub wartości budowli. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami na rok 2023 (Obwieszczenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2022 r. w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych na rok 2023) maksymalne stawki podatku nie powinny przekroczyć:
Opłacie skarbowej podlegają wybrane czynności z zakresu administracji publicznej, takiej jak: wydanie zaświadczeń, zezwoleń, udzielenie pełnomocnictwa oraz innych dokumentów wydanych przez organy administracji rządowej i samorządowej.
Podatek od czynności cywilnoprawnych
Podatek od czynności cywilnoprawnych jest nakładany na wybrane umowy (jak również zmiany w tych umowach jeśli powodują zwiększenie podstawy kalkulacji PCC) takie jak: umowa sprzedaży, pożyczki, darowizny, ustanowienie hipoteki oraz odpłatnego użytkowania, umowy spółki. Jednakże, transakcja nie podlega opodatkowaniu PCC jeżeli przynajmniej jedna ze stron z tytułu dokonania czynności jest opodatkowana podatkiem VAT (lub zwolniona z VAT). Aczkolwiek, transakcja będzie podlegała PCC, jeśli dotyczy wybranych transakcji podlegających zwolnieniu z VAT (takich jak np. umowa sprzedaży nieruchomości zwolnionych z VAT).
Stawka podatku PCC od poszczególnych transakcji zależy m.in. od rodzaju umowy, np.:
W świetle obowiązującej ustawy o podatku akcyzowym, opodatkowaniu podatkiem akcyzowym podlegają:
Wyroby akcyzowe podlegają specjalnym regulacjom w Polsce opartym na wytycznych określonych w Dyrektywach Unii Europejskiej.
W świetle obowiązujących w Polsce przepisów podatnicy mają możliwość składania zarówno deklaracji podatkowych jak również fakturowania w formie elektronicznej. Dla obu form elektronicznego obiegu dokumentów ustawodawca przewidział dodatkowe wymagania jakie muszą być spełnione.
W przypadku e-deklaracji oprócz zainstalowanego i prawidłowo skonfigurowanego oprogramowania (tj. Adobre Reader oraz Plug-in, konieczne jest również posiadanie kwalifikowanego weryfikowanego podpisu elektronicznego (za wyjątkiem, niektórych deklaracji PIT składanych przez osoby fizyczne). Lista certyfikowanych dostawców jest opublikowana na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.
Należy również pamiętać o obowiązku złożenia jednorazowo dla osoby upoważnionej do popisywania e-deklaracji pełnomocnictwa na formularzu UPL-1 do właściwego urzędu. Dodatkowo należy zaznaczyć, że osoba składającą e-deklarację musi posiadać numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub PESEL. W praktyce może to oznaczać dotykowe utrudnienia dla nie rezydentów.
Przepisy w zakresie fakturowania elektronicznego zostały w ostatnim czasie mocno zmienione, za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to narzędzie do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Aktualnie KSeF jest dobrowolny, jednak już od 01.07.2024 stanie się rozwiązaniem obowiązkowym.
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych -jak już wspominaliśmy – to Ustawa o Rachunkowości z 29 września 1994 r. (zwana dalej ustawą).
Ustawa określa podmioty, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Należą do nich w szczególności:
W przypadku m.in. osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z prowadzenia ksiąg rachunkowych. Podmioty te mogą(nie muszą) stosować zasady rachunkowości jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. Przeliczenia ww. kwoty należy dokonać wg średniego kursu ustalonego przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obrotowy. Należy zwrócić uwagę, że osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym.
Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest jedną z form prawnych prowadzenia działalności przez Przedsiębiorcę zagranicznego. Oddziały przedsiębiorcy zagranicznego podlegają obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone (omówione szerzej w punkcie 4.1 i 4.2):
Na oddział został nałożony także obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, do których stosuje się ogólne zasady ich sporządzania (sekcja: sprawozdawczość) oraz zasady szczególne. Szczególne regulacje dotyczą w szczególności:
W zakresie opodatkowania oddziału należy zwrócić uwagę w szczególności na:
Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych.
W przypadku gdy oddział pełni funkcję płatnika, czyli jest zobowiązany do naliczenia, pobrania i odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń swoich pracowników oraz, powinien posługiwać się na danym numerem NIP i wywiązywać z obowiązków płatnika.
Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest podatnikiem podatku od towarów i usług.
Dla celów ubezpieczeń społecznych w przypadku zatrudnienia pracowników oddział będzie podlegało rejestracji, a z tego tytułu konieczne będzie uzyskanie NIP.
Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych jasno określają też, że podmioty zagraniczne mają możliwość stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR). Należy jednak zwrócić uwagę, że możliwość zastosowania MSR, jest uzależniona od spełnienia określonych warunków. MSR mogą być stosowane w szczególności przez:
Decyzję w sprawie sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z MSR podejmuje organ zatwierdzający.
Roczne sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z MSR podlegają badaniu przez biegłego rewidenta.
W przypadku nie stosowania przez podmiot MSR ustawa dopuszcza możliwość ich zastosowania sprawach nieuregulowanych ustawą o rachunkowości i Krajowymi Standardami Rachunkowości.
Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim. W praktyce oznacza to, że wszystkie opisy transakcji, nazwy kont, raportów tworzone automatycznie przez system (np. bilans, zestawienie obrotów i sald, rachunek zysków i strat) powinny być w języku polskim. Z kolei sam system finansowy wykorzystywany do księgowania dokumentów może być w dowolnym obcym języku.
Jednocześnie księgi rachunkowe powinny być prowadzone w walucie polskiej. Oznacza to, że transakcje dotyczące operacji w walutach obcych powinny być możliwe do odczytania zarówno w walicie polskiej, jak i zagranicznej.
Należy zaznaczyć, że w zakresie rozliczania różnic kursowych oraz wyceny transakcji w walutach obcych, polskie przepisy podatkowe określają szczegółowe rozwiązania. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia ewidencji transakcji walutowych umożliwiających prawidłowe ich rozliczenia dla celów podatkowych, głównie CIT i VAT oraz rachunkowych.
Księgi rachunkowe – co do zasady – są prowadzone przez jednostkę. Jednakże może ona powierzyć prowadzenie ksiąg podmiotowi zewnętrznemu (zgodnie z art. 11 ust. 2 Ustawy o Rachunkowości).
Jednostka nie jest również ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia przez siebie ksiąg rachunkowych (np. w siedzibie, biurze, oddziale/zakładzie) położonego zarówno na terenie Polski, jak i za granicą. Jednostka może upoważnić oddział (zakład), który nie jest jednostką organizacyjną sporządzającą samodzielne sprawozdania finansowe, do samodzielnego prowadzenia ksiąg rachunkowych zarówno tylko samego oddziału (zakładu), jak i całej jednostki. Upoważnienie do prowadzenia w oddziale (zakładzie) ksiąg rachunkowych oddziału (zakładu) bądź całej jednostki nie rodzi obowiązku sporządzania przez ten oddział (zakład) sprawozdania finansowego oddziału (zakładu) lub całej jednostki.
W praktyce jednak, z uwagi na szereg dodatkowych wymagań stawianych przez polskie przepisy rachunkowe w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zmienność przepisów podatkowych, często księgowość firm jest prowadzony przez biura rachunkowe.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania (zgodnie z art. 13 ust. 2 Ustawy o Rachunkowości). Przepisy regulujące prowadzenie ksiąg rachunkowych określają, że warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w powyższej formie jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:
Powyższa sytuacja ma miejsce wówczas, gdy księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę np. w jej oddziale (zakładzie), biurze (czyli poza jej siedzibą lub miejscem sprawowania zarządu) lub zostały powierzone do prowadzenia przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.
Z uwagi na szereg rozbieżności między prawem bilansowym, a przepisami podatkowymi oraz liczne obowiązki raportowania do instytucji zewnętrznych takich jak: Narodowy Bank Polski czy też Główny Urząd Statystyczny, kwestię prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki powierzają profesjonalnym podmiotom świadczącym kompleksowe usługi. W praktyce, przygotowanie deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych oraz szereg innych raportów w języku polskim, wiąże się z licznymi czasochłonnymi czynnościami administracyjnymi. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, biura rachunkowe proponują kompleksowe usługi w zakresie rozliczeń podatkowych, prowadzenia ksiąg
rachunkowych oraz innych usług sprawozdawczych.
Dzięki specjalizacji oraz wykorzystaniu innowacyjnych rozwiązań informatycznych, outsourcing księgowości daje możliwość m.in.:
Dzień bilansowy.
Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, przez który rozumie się w szczególności:
Elementy sprawozdania finansowego.
Każde sprawozdanie finansowe składa się z:
Dodatkowo w przypadku podmiotów podlegających obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdanie finansowe powinno obejmować:
Obowiązek poddania pod badanie.
Obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta podlegają w szczególności sprawozdania finansowe:
Pozostałe.
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego.
W przypadku niektórych podmiotów do rocznego sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności.
Należy zwrócić uwagę w szczególności na konieczność sporządzenia sprawozdania finansowe oraz sprawozdanie z działalności:
Elementy SSF
Obowiązek sporządzania skonsolidowanych sprawozdań finansowych dotyczy jednostek dominujących grup kapitałowych.
Elementami skonsolidowanego sprawozdania finansowego są:
Dodatkowo do rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego należy dołączyć sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej.
Możliwość zwolnienia ze sporządzania SSF
Ustawa przewiduje także możliwość zwolnienia podmiotu ze sporządzania skonsolidowanych Sprawozdań finansowych. W szczególności należy zwrócić wagę na poniższy warunek odnoszący się poziomu zatrudnienia, sumy bilansowej i przychodów, tj. można skorzystać ze zwolnienia jeżeli na dzień bilansowy roku obrotowego oraz na dzień bilansowy roku poprzedzającego dane jednostki dominującej oraz wszystkich jednostek zależnych każdego szczebla, bez dokonywania wyłączeń konsolidacyjnych, spełniająco najmniej dwa z następujących warunków (art. 56 ust. 1 Ustawy o Rachunkowości):
Poniżej zaprezentowano najważniejsze terminy, na które trzeba zwrócić uwagę w odniesieniu do Sprawozdań finansowych:
Poza obowiązkiem sporządzania sprawozdań finansowych, polskie przepisy nakładają na wybrane podmioty dodatkowe obowiązki sprawozdawcze, a w szczególności sporządzanie sprawozdań statystycznych na rzecz Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego.
Raportowanie do Narodowego Banku Polskiego i Głównego Urzędu Statystycznego odbywa się, co do zasady, w formie elektronicznej (za pomocą portali internetowych).
Informacje na temat statystyki do Narodowego Banku Polskiego dostępne są na stronie internetowej https://nbp.pl/statystyka-i-sprawozdawczosc/sprawozdawczosc/
Informacje dotyczące raportowania do Głównego Urzędu Statystycznego dostępne są na stronie internetowej: https://stat.gov.pl/badania-statystyczne/sprawozdawczosc/.
Autor: Magdalena Włodek – Manager w warszawskim biurze rachunkowym MDDP Outsourcing
Źródło:
https://www.gov.pl/web/finanse/stanowiska-komitetu
https://www.gov.pl/web/finanse/krajowe-standardy-rachunkowosci
Ustawa z dnia 29.09.1994 o rachunkowości Dz.U.2023.0.120
U S T AWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350