Czy można wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy bez jego zgody? 

Urlop wypoczynkowy to jedno z najważniejszych uprawnień osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy. Jego celem, jak sama nazwa wskazuje, jest  wypoczynek i regeneracja sił pracownika. Z tego też powodu Kodeks pracy wyraźnie stanowi, że prawa do urlopu nie można się zrzec, a jedyną sytuacją, kiedy, zamiast skorzystania z tego prawa w naturze, istnieje możliwość wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, jest ustanie stosunku pracy. Urlop wypoczynkowy to coroczna, nieprzerwana i płatna przerwa w świadczeniu pracy, która powinna zostać udzielona w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niej prawo. W praktyce jednak bardzo częste są sytuacje, kiedy urlop wypoczynkowy nie został przez pracownika wykorzystany do 31 grudnia. Mamy wówczas do czynienia z urlopem zaległym.  

Czy pracodawca może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy bez jego zgody?

Oczywistym jest, że realizacja prawa do urlopu przez pracownika może niekiedy nieść ze sobą ryzyko dezorganizacji procesu pracy w danym zakładzie. Aby pogodzić te dwa aspekty, ustawodawca wskazał na konieczność tworzenia planu urlopów lub ustalania terminu urlopu z pracownikami. Z tego też względu udzielanie urlopu wypoczynkowego ma, co do zasady, charakter czynności dwustronnej – wymaga współdziałania pracownika, który o urlop w danym terminie powinien zawnioskować, i pracodawcy, który na urlop każdorazowo powinien wyrazić zgodę. Istnieją jednak dwie sytuacje, kiedy uznaje się, że pracodawca może jednostronnie zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu. 

Pierwszą sytuacją, która nie budzi wątpliwości wśród ekspertów, jest instytucja uregulowana w art. 1671 Kodeksu pracy. Przepis ten odnosi się do udzielenia urlopu w okresie wypowiedzenia. Niezależnie od tego, która strona złożyła oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę, pracodawca ma możliwość zobowiązania pracownika do wykorzystania urlopu zaległego oraz urlopu bieżącego w wymiarze proporcjonalnym do okresu trwania umowy. Udzielenie takiego urlopu odbywa się bez wniosku pracownika, a urlop nie jest uwzględniany w planie urlopowym. Pracodawca sam wskazuje, najlepiej w formie pisemnej, ile dni i w jakim dokładnie terminie pracownik ma wykorzystać. Co istotne, możliwość jednostronnego skierowania pracownika na urlop nie jest możliwe, jeśli stosunek pracy został rozwiązany na mocy porozumienia stron, choć oczywiście pracodawca i pracownik mogą w takiej sytuacji zgodnie postanowić o wykorzystaniu urlopu w okresie poprzedzającym ustanie stosunku pracy.  

Druga sytuacja, kiedy przyjmuje się, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego, choć ten nie wyraża na to zgody, nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy, a z orzecznictwa. Sąd Najwyższy wywnioskował taką możliwość z treści art. 168 Kodeksu pracy, który stanowi, że urlopu niewykorzystanego do końca roku kalendarzowego, za który przysługuje, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. W wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) podkreślono, że z treści art. 168 Kodeksu pracy nie da się wywieść warunku, jakim jest uzyskanie uprzedniej zgody pracownika na wskazany przez pracodawcę termin wykorzystania urlopu zaległego. Pogląd ten podtrzymał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 7 maja 2008 r. (sygn. akt. II PK 313/07). Argumentem przemawiającym za przyjęciem, że pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na urlop zaległy jest również fakt, że to na nim ciąży odpowiedzialność za nieudzielenie pracownikowi urlopu w kodeksowym terminie, tj. do końca danego roku kalendarzowego lub, w uzasadnionych okolicznościach, do końca trzeciego kwartału roku następnego. Grzywna, jaka grozi za wspomniane wykroczenie, może wynieść od 1000 zł do 30 000 zł.  

Należy jednak mieć na uwadze, że nieco odmienne zdanie wyraziła w tej kwestii Państwowa Inspekcja Pracy. Organ ten stoi na stanowisku, że pracodawca ma jedynie możliwość zobowiązania pracowników do udania się na zaległy urlop w takim terminie, aby uczynić zadość kodeksowemu wymogowi wykorzystania urlopu do 30 września. Nie może jednak jednostronnie narzucić konkretnych dat. Zatem, według PIP, do urlopu zaległego należy stosować takie same reguły, jakie odnoszą się do urlopu bieżącego, tj. rozpisanie urlopu w planie urlopowym, uzgodnienie terminu przez pracownika i pracodawcę oraz zawnioskowanie o urlop przez pracownika. Jeśli pracownik nie podejmie działań zmierzających do wykorzystania urlopu zaległego w kodeksowym terminie, wówczas pracodawca może wobec niego zastosować karę porządkową, taką jak upomnienie czy nagana. Na marginesie warto również wspomnieć, że Państwowa Inspekcja Pracy dopuściła możliwość jednostronnego skierowania pracownika na urlop zaległy, bez uzgadniania z nim terminu, w wyjątkowych okolicznościach, jakimi był stan zagrożenia epidemicznego. Takie uprawnienie pracodawcy zostało również uwzględnione w przepisach tzw. specustawy covidowej. Obecnie jednak nie ma podstaw, by powoływać się na tę możliwość. 

Biorąc pod uwagę brak jednolitego stanowiska, zanim pracodawca zdecyduje się, bazując na orzecznictwie SN, narzucić pracownikowi termin wykorzystania zaległego urlopu, warto najpierw poczynić wszelkie starania, by urlop został udzielony według zasad, jakie przewiduje Kodeks pracy. Pracodawca powinien regularnie kontrolować i przekazywać pracownikom informację o stanie zaległych urlopów. Przystępując do tworzenia planów urlopowych, należy podkreślić konieczność zaplanowania zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego. Jeśli pracownik nie podejmie współpracy z pracodawcą, w celu ustalenia dogodnego dla obu stron terminu wykorzystania urlopu, warto pisemnie zobowiązać pracownika do udania się na urlop zaległy do końca trzeciego kwartału. Dopiero jeśli to nie poskutkuje, pracodawca może zdecydować się na jednostronne skierowanie pracownika na urlop, aczkolwiek mając na uwadze, że, w razie sporu, sąd weźmie pod uwagę okoliczności danego stanu faktycznego i niekoniecznie podtrzyma pogląd wyrażony we wcześniejszym orzecznictwie. 

Czy zaległy urlop wypoczynkowy ulega przedawnieniu?

Z zagadnieniem urlopu zaległego ściśle powiązana jest również kwestia jego przedawnienia. Mimo że za nieudzielenie pracownikowi urlopu w kodeksowym terminie pracodawcy grozi grzywna, nie oznacza to, że po 30 września urlop zaległy przepada. Zgodnie z art. 291
§ 1 Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Przepis ten odnosi się również do prawa do urlopu wypoczynkowego. Nie jest do końca jasne, od którego momentu należy liczyć wspomniane trzy lata. W orzecznictwie panuje pogląd, że bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się, co do zasady, z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, chyba że urlop został przesunięty na kolejny rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. Wówczas bieg terminu przedawnienia należy liczyć od 1 października roku następującego po roku, za który urlop jest należny (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00). W związku z tym, że nie jest łatwo w sposób jednoznaczny wskazać sytuacje, które uzasadniałyby rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia od razu po zakończeniu danego roku kalendarzowego, w praktyce powszechnie przyjmuje się liczenie trzech lat od końca trzeciego kwartału roku następnego, tym bardziej, że jest to działanie na korzyść pracownika. 

Przykład 

Pracownik na dzień 30 września 2024 roku ma do wykorzystania 15 dni urlopu wypoczynkowego za 2023 rok. Jego roszczenie o udzielenie urlopu ulegnie przedawnieniu z dniem 30 września 2027 roku.  

Poza standardowymi przyczynami, które przerywają lub wstrzymują bieg terminu przedawnienia, takimi jak siła wyższa uniemożliwiająca dochodzenie roszczeń lub podjęcie czynności zmierzających do dochodzenia roszczenia przed właściwym organem, Kodeks pracy przewidział w art. 2931 szczególne unormowanie, odnoszące się wyłącznie do przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy. Przepis stanowi, że bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego. 

Przykład  

Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym od 1 listopada 2023 r. do 30 listopada 2024 r. i nie wykorzystała urlopu wypoczynkowego za rok 2022 i 2023. 

Urlop za rok 2022 ulegnie przedawnieniu 31 października 2027 roku, ponieważ bieg rozpoczął się 1 października 2023 r.. Następnie, po jednym miesiącu, został przerwany przez urlop wychowawczy i od 1 grudnia 2024 r. biegnie dalej przez 35 miesięcy.  

Bieg terminu przedawnienia urlopu za rok 2023 standardowo powinien rozpocząć się w dniu 1 października 2024 r. ale jest on wstrzymany ze względu na trwający urlop wychowawczy. Zatem bieg terminu przedawnienia rozpocznie się 1 grudnia 2024 r., po powrocie z urlopu wychowawczego, i upłynie 30 listopada 2027 roku. 

Co warte podkreślenia, pracodawca, mimo że urlop wypoczynkowy uległ przedawnieniu, może w dalszym ciągu takiego urlopu pracownikowi udzielić. Skorzystanie z zarzutu przedawnienia jest uprawnieniem pracodawcy, a nie jego obowiązkiem.   

Autor: Martyna Ścierska Starszy Specjalista ds. Kadr i Płac w katowickim biurze MDDP Outsourcing